Page 16 - La Société canadienne d'histoire de l'Église catholique - Rapport 1961

2.3 Descrlptlon des éléments du calendrier de conservation

Le calendrier de conservation contient plusieurs informations:

2.3.1 Nurnbro de règle

Pour chaque type de document, dossier ou série de dossiers, un numéro
de régle est attribué (ex.: 1 .l, 1.2, 1.2.1, etc.).

2.3.2 Description des documents en titres et sous-titres

Chaque type de document, dossier ou série de dosslers retenu y est inscrit
selon sa catégorie. Lorsque cela est nécessaire, cette inscription est suivie d'une
description plus détaillée des documents inscrits sous cette catégorie (ex.: 1.5.1
Membres (élections, nominations, etc.)).

2.3.3 Durée de conservation à chaque phase de vie d'un document

Pour chaque type de document, dossier ou série de dossiers, est indiquée
une durée de conservation en nonibre d'années aux états actif et semi-actif, ainsi
qu'un mode de disposition a I'état inactif. Les codes 888 et 999 sont utilisés A la
phase active seulement. Le code 888 indique qu'on garde le document jusqu'au
dénouement de la question; il est accompagné d'une explication en remarque. Le
code 999 signifie qu'on garde le document jusqu'a son remplacement par une
nouvelle version.

2.3.4 Disposition a l'état Inactif et « Remarques rr

Le mode de disposition des documents à la phase inactive est indiqué par
les codes C (conservation), D (destruction), ou T (tri). Sous la rubrique Remarques
apparaissent les explications suivantes: des indications pour orienter le tri des
documents, la mention dedocuments jugés essentiels au niveau administratif, des
restrictions concernant la consultation.

La remarque n document essentiel r identifie les documents qui
établissent l'existence de la paroisse, qui sont indispensables à son bon
fonctionnement, ou qui assurent fa permanence juridique de ses activités. En plus
d'gtre indiqués au calendrier, une liste en est fournie à l'annexe 5. Pour en assurer
adéquatement la protection, on pourra conserver ces documents dans une
chambre forte ou un coffre de sbcurité ou, avec l'autorisation de l'ordinaire, à
l'extérieur si l'on ne dispose pas d'équipements adéquats. On pourra aussi
produire des copies de sécurité qui seront conservées sur place ou a l'extérieur.