Page 11 - La Société canadienne d'histoire de l'Église catholique - Rapport 1961
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La définition donnée plus haut souligne que les archives sont l'ensemble des
documents, quelle que soit leur date ou leur nature ... B (voir 1 .A).
Les documents archivistigues, au sens trés large du terme, sont reconnus comme
tels en raison de leur triple valeur: administrative, /&gale ef financière. On reconnaît
Bgalement B de nombreux documents sp6cifiques B l'kglise, tels les registres de
catholicité, les actes de consécration, etc., une valeur religieuse qui, en plus de leur
valeur historique, justifie leur conservation permanente.
Tous ces documents parcourent des phases de vie caractérisées par leur degré
d'utilisation. Ils sont qualifiés de documents actifs lorsqu'ils sont couramment utilisés,
de documents semi-actifs lorsqu'ils sont occasionnellement ou rarement utilisés, ou
de documents inactifs lorsqu'ils ne sont plus utilisés. Parvenus B ce dernier stade,
certains documents sont destinés B la destruction tandis que d'autres, qui acquiérent
une valeur seconde (ou historique), sont destinés B la conservation permanente. Ces
documents constituent le fonds d'archives paroissiaies qui sera traite plus en détail
B la Pat-iie III.
1.4 Organisation et gestion des arc hlves
Afin de gérer le plus efficacement possible cette masse documentaire, on fait appel
B un procédé particulier, u la gestion des documents »'. On peut dire que cette gestion
vise quatre objectifs fondamentaux, soit: obtenir une organisation idéale des
documents, un repérage efficace et rapide, une protection maximale des documents
B conserver et, par la suite, la destruction de ceux qui sont devenus inutiles.
L'organisation idéale des documents se fait B partir d'un plan de classificationB et
l'établissement d'un système de classement. La classification est l'opération la plus
importante puisqu'elle influence les autres opérations que sont le repérage et
l'élimination des documents.
Le repérage, c'est-Mire la recherche d'un document ou d'un dossier, se fait à
partir d'un index: index des dossiers actifs, index des semi-actifs, index des documents
inactifs, etc.
La protection maximale des documents B conserver demande l'aménagement de
locaux adéquats qui doivent être bien entretenus (voir 4.2).
'
Des orientations bibliographiques sur le sujet sont offertes à l'annexe 6.
Le plan de classification des documents doit &tre établi selon les structures actuelles de la
paroisse, lesquelles peuvent varier d'une paroisse à l'autre. Le plan devra favoriser une
présentation hikrarchique, logique et simple des documents (telle qu'ktablie dans le calendrier
de conservation figurant à I'annexe 1, par exemple). Il devra aussi respecter le principe du respect
des fonds. Pour plus de renseignements sur le plan de classification, on pourra consulter la
bibliographie, ou encore l'archiviste diocésain.
