Page 17 - La Société canadienne d'histoire de l'Église catholique - Rapport 1961

La remarque a accés restreint w indique qu'un document est confidentiel.
Un document est qualifié de confidentiel lorsqu'il a pour sujet une personne
physique, une information secrhte, une question que la loi civile ou canonique
considère comme confidentielle, ou encore une affaire déclarée confidentielle par
la personne qui a produit le document ou qui l'a reçu. Ces documents demandent
une protection spbciale. Ils doivent donc Btre gardés sous clé ou dans un endroit
sécuritaire ou i'accès est strictement contrdlé (voir 5.1.2).

2.3.5 Sommalre des codes du calendrier de conservation

CODE SIGNIFICATION

888 conservation du document jusqu'A dénouement
. 999 conservation du document jusqulA remplacement par une nouvelle version
C conservation en totalité et en permanence

D destruction en totalité
T tri, en respectant les critéres donnés en la colonne REMARQUES

2.4 Procédure d'application du calendrier de conservation

Afin d'en assurer la réussite, une seule personne doit 6tre chargée de cette
procédure qui comprend trois grandes opérations: le déclassement des documents
devenus semi-actifs, le transfert de ces documents, le déclassement des documents
devenus inactifs.

2.4.1 Déclassement des documents devenus semiactifs

1" Lorsqu'un dossier (ou un document) a terminé sa phase active (selon
le nambre d'années indiquées au calendrier de conservation), on le retire du
classeur ou de son lieu de rangement. On vérifie le contenu du dossier afin de
s'assurer qu'il contient uniquement des documents correspondant au titre ou au
sous-titre attribué. On élimine les copies inutiles (doubles), les brouillons et les
versions préliminaires. Puis on classe les documents à l'intérieur de chaque
dossier selon un ordre chronologique (du plus ancien document au plus récent)
puisque l'application de la règle du calendrier de conservation est déterminée en
fonction de la date du document le plus récent figurant au dossier.

2" A l'aide de l'index du calendrier de conservation, on cherche ensuite la
durée de conservation semi-active correspondant à chaque document. Dans
l'éventualité de documents non couverts par le calendrier, on consultera la
chancellerie diocésaine qui avisera sur leur disposition.