Page 18 - La Société canadienne d'histoire de l'Église catholique - Rapport 1961

3" On peut maintenant appliquer la durée de conservation semi-active, en
tenant compte de l'exercice financier de la paroisse. II faut retenir que /'année en
cours n'est pas comptée lors de i'application de la durée. A cette étape, on peut
détruire les documents qui n'ont pas de durée de conservation semi-active et dont
le mode de disposition B 1'8tat inactif est D (destruction), ainsi que ceux qui ne
seront pas conservés lors de l'application du mode T (tri).

Habituellement, on déclasse un dossier complet. Si une partie seulement
d'un dossier a atteint sa phase semi-active, on peut ouvrir un autre dossier pour les
documents qui demeurent actifs et qu'on garde dans les classeurs, en respectant
les mémes coordonnées (titre, code de classification, etc.) que celui qui est
transféré B l'état semi-actif. On prend soin d'indiquer la nouvelle date d'ouverture
sur le dossier qui demeure actif, car celle-ci servira au futur déclassement.

4" On termine l'opération par la mise A jour de la liste des dossiers actifs
ou de tout autre outil de repérage de ces mémes dossiers.

2.4.2 Transfert des documents semiactlfs

La première opération terminée, on transporte les documents semi-actifs
dans un local d'entreposage pour une durée déterminée par le calendrier de
conservation. On regroupe les dossiers par année et par mode de disposition (C,
D, T). Les dossiers sont placés dans des boites suivant la même logique que dans
les tiroirs du classeur. Une boîte de transfert doit contenir des dossiers ayant la
m&me durée de conservation et le meme mode de disposition. Si on range dans
la méme boîte des dossiers dont la durée de conservation différe, on retiendra la
plus longue durée de conservation au semi-actif.

A l'aide d'un formulaire, on répertorie ensuite le contenu de chacune de
ces boites. On trouvera a l'annexe 4-c un modéle de formulaire. Une copie du
formulaire est laissée dans la boîte et l'autre conservée au poste de classement.

On dépose les boîtes de documents dans un local ou ils seront protégés
contre le feu, l'eau, le vol, etc., car ces documents possédent encore une valeur
administrative, légale ou financiére.

2.4.3 Déclassement des documents devenus inactifs

Ayant terminé leur phase semi-active, les documents sont retirés de cette
section des archives pour étre soumis A la derniére opération indiquée au
calendrier de conservation. Les documents devant être conserves en permanence
(C) et ceux qui seront conservés apres le tri (T) sont entreposés dans des boites
dans la section réservée au fonds d'archives. Pour cette opération, on utilise