Page 19 - La Société canadienne d'histoire de l'Église catholique - Rapport 1961
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encore les formulaires de transfert afin de conserver une liste exacte des
documents versés au fonds d'archives. Si le traitement des documents doit être
remis à plus tard, on transfére quand méme les boîtes en les regroupant par
années et par mode de disposition afin d'en faciliter le repérage. On pourra classer
à nouveau les formulaires de transfert selon l'ordre chronologique indiqué sur les
boites ou dossiers.
2.4.3.1 Destruction de documents (D)
A l'aide du formulaire de transfert, on peut repérer les documents et boîtes
de documents dont la durée de conservation à la phase semi-active est terminée
et dont le mode de disposition est la destruction. II est avantageux d'effectuercette
opération une fois par année seulement. On évite ainsi les manipulations
fréquentes. Toutefois, avant de détruire les documents on présente au prêtre
chargé de la paroisse et au conseil de fabrique de la paroisse les formulaires de
transfert sur lesquels figurent les documents à détruire afin qu'il puisse entériner
la disposition prévue au calendrier de conservation.
Les dossiers confidentiels à détruire appellent une attention spéciale; il est
conseillé de les déchiqueter ou de les brûler et cela, en présence d'un délégué du
conseil de fabrique.
Aprés la destruction des documents, on indique sur les formulaires de
transfert quels documents ont été détruits et on inscrit la date de la destruction. On
classe ces formulaires selon ces dates et on les conserve en permanence.
2.4.3.2 Tri (T)
L'opération T (tri) s'effectue a la fin de la période semi-active et selon les
critéres indiqués au calendrier de conservation. Si un formulaire de transfert
contient des titres de dossiers à trier, un exemplaire de ce formulaire est conservé
avec ceux des dossiers détruits pour indiquer quels dossiers ont été détruits a la
suite du tri.
2.4.3.3 Conservation (C)
Le calendrier de conservation indique clairement quels dossiers doivent
Btre conservés. Tous les documents indiqués « C » et ceux qui sont conservés à
la suite du tri constituent le fonds d'archives de la paroisse. C'est l'objet de la Partie
III.
