Page 12 - La Société canadienne d'histoire de l'Église catholique - Rapport 1961

ta liste des documents A conserver et de ceux qu'on peut éventuellement détruire
lorsqu'ils seront devenus inutiles s'appelle un calendder de conservation. Cet outil
permet d18viter l'accumulation inutile de documents et d'identifier plus facilement les
documents méritant une conservation permanente. La deuxiéme partie du guide décrit
le calendrier de conservation; un calendrier-type est fourni B I'annexe 1.

1.6 Responsabilités des admlnlstrateurs paroissiaux

tes archives paroissiales ont de tout temps été soumises à des problémes
particuliers de conservation: feu, vol, rongeurs, humidité, négligence des pasteurs et
des administrateurs, etc. II suffit de parcourir les lettres circulaires, les décrets
synodaux et autres documents épiscopaux pour s'en convaincre et en découvrir
l'ampleur. Ce n'est donc pas sans raison que le droit canonique attribue B différentes
catégories de personnes des responsabilités à l'égard de ces archives (voir I'annexe
3-a). Ainsi, 11év8que diocésain doit veiller B ce que soient conservées les archives des
paroisses se trouvant sur son territoire, promouvoir la réalisation d'inventaires, établir
des régles pour la consultation et la sortie des documents et porter une attention
particulière au classement et B la protection des documents ayant une valeur historique
(canon 491).

Les responsables de régions paslorales ont également le devoir de veiller B ce que
les registres paroissiaux soient rédigés et conservés convenablement et A ce que, en
cas de maladie ou de mort du curé, les registres et autres documents ne soient ni
perdus, ni volés (canon 555).

tes curés et les autres administrateurs paroissiaux, y compris le personnel du
secrétariat, ont eux aussi la responsabilité de voir B la rédaction des actes officiels, A
la conservation et B la protection des archives paroissiales et A la confection
d'inventaires (canons 535, 1283 et 1284; voir aussi I'annexe 4-d). De ce point de vue,
il leur revient tout particulièrement de veiller B l'intégrité des archives paroissiales en
s'assurant que toute personne qui cesse d'8tre titulaire d'une fonction au sein d'un
conseil ou d'un comité paroissial remette aux archives paroissiales les documents
qu'elle a produits ou reçus dans l'exercice de ses fonctions.

1.6 Réaménagements pastoraux et dlsposltion des archives

Parmi les responsabilités des administrateurs paroissiaux, celle de relocaliser les
archives peut dans certains cas devenir une nécessité. Ainsi en est-il lors de certains
réaménagements pastoraux: suppression de paroisses, vente de presbytéres,
regroupement de plusieurs secrétariats paroissiaux en un seul, etc. Les deux principes
archivistiques suivants pourront alors servir de guide dans les orientations B prendre
concernant le déplacement d'archives.