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Les conferenciers doivent aussi presenter un aperyu de leur allocution, un texte, ou les deux, a inclure
dans Ie recueil des actes. Le president, Programme, fixera les dates limites pour les presentations.
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4. Planification

La preparation d'une conferenceld'un seminaire devrait commencer Ie plus t6t possible, c'est-a-dire,
au moins dix-huit (18) mois avant les dates prevues de la conferenceldu seminaire. Dans Ie cas des I
conferences importantes (c.-a-d., I 000 participants ou plus), la preparation devrait commencer de
3 a 4 ans avant les dates prevues. Le directeur de la conferenceldu seminaire doit rencontrer tous les
presidents, au moins quinze (15) mois avant les dates prevues pour examiner tous les aspects de leur •
participation.
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Voici un aperyu general de certains elements a prendre en compte dans la preparation d'une
Lorsqu'il etablit Ie budget, Ie directeur de la conferenceldu seminaire, de concert avec Ie •
conference/d'un seminaire. Nombre de ces sujets sont abordes de rayon plus detaillee a I'interieur des
presentes lignes directrices.

a)
president de l'association, doit determiner les droits maximums a exiger, la marge beneficiaire I
prevue, etc., puis Ie bareme des droits en fonction des couts etablis et des resultats souhaites.
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b) Le directeur de la conference/du seminaire doit constituer une liste de personnes qui
presideront les comites. Les criteres de selection de ces personnes doivent comprendre la
capacite demontree de celles-ci de participer a ce type d'evenement et I'interet qu'elles
manifestent a cet egard. n est important que ces personnes energiques participent a toutes les I
activites entourant la planification de la conferenceldu seminaire. Elles doivent en outre etre
representatives de tous les niveaux de la profession, ainsi que des diverses regions. :
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c) Les brochures et les publications doivent etre conyues selon Ie theme etabli, et tous les outils
de marketing utilises pour faire !a publicite de l'evenement doivent etre complets et precis
pour eliminer les demandes de renseignements inutiles. I

d) Des listes d'envoi appropriees doivent etre etablies pour la publicite preliminaire et la
distribution des brochures et publications. I

e) Une brochure et une lettre d'accompagnement doivent etre envoyees aux conferenciers I
choisis. La lettre d'accompagnement doit definir les besoins, par exemple : transport,
installations, materiel audiovisuel, etc.
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f) P1usieurs semaines avant la conference/le senunlUre, il faut telephoner a chacun des
conferenciers pour confirmer sa participation, I'equipement audiovisuel dont il aura besoin,
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les modalites de deplacement et les autres details.
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