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L assurer la supervision de la salle d'accueil des conferenciers, recevoir ces demiers, les
escorter vers les salles ou se tiennent les seances, assurer Ie controle de celles-ci, ainsi
L que recueillir et passer en revue les formulaires d'evaluation et de critique des
conferenciers.
L r) Brochures et publications de la conferenceldu seminaire
Les brochures et les publications de la conferenceldu seminaire sont produites par Ie
L president, Marketing, de concert avec Ie president, Programme. Elles peuvent comprendre
un prospectus preliminaire, des bulletins de compte arebours, un depot des communications,
une brochure de programme, un recueil des actes et Ie menu du banquet.
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Prospectus preliminaire
l Le prospectus preliminaire a generalement pour objectif d'informer aI'avance la
collectivite archivistique de la tenue d'une conference. On vise habituellement les
regions strategiques susceptibles d'attirer des participants a la conference/au
L seminaire.
Ce support peut etre tres couteux, si I'on tient compte des resultats qu'it produit, et
L it n'est pas necessairement I'outil Ie plus efficace pour promouvoir la conferencelle
seminaire. On peut toutefois envisager son utilisation dans certaines circonstances.
L Bulletins de compte a rebours
Le bulletin de co~pte a rebours est Ie moyen Ie plus courant pour informer les
L membres de I'association et d'autres parties interessees de la tenue prochaine de la
conference/du seminaire. II s'agit d'un document distribue une fois par mois aux
l redaeteurs en chefdes bulletins d'autres associations, pendant U1ie periode de dix (10)
mois avant la tenue de la conferenceldu seminaire, qui porte sur une garnme vanee
d'activites pertinentes compte tenu de I'evenement.
L Ce moyen s'est revele tres efficace pour atteindre I'auditoire vise aun cout minime.
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