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L c) Hebergement/attentes
L Les coilts lies au choix d'un emplacement pour une conference/un seminaire futur jouent aussi
un role important. II convient de souligner que pour une ville donnee, des negociations se
tiennent entre I'association qui organise I'evenement ou Ie direeteur de la conferenceldu
L seminaire et les gestionnaires des hotels/du centre de congnis, au sujet des avantages offerts
par l'hOte possible. Les chambres gratuites, les tarifs reduits, Ie transport sans frais des
L Le bureau de tourisme locale peut etre tres utile lors de cette etape.
personnages de marque, etc., figurent parmi les elements les plus courarnment negociables.
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d) Demande de propositions
L L'association qui organisme I'evenement ou Ie directeur de la conference/du seminaire doit
rediger une demande de proposition et la soumettre aux villes choisies, et demander que Ie
l ou les hotels possibles ainsi que Ie centre des congres renvoient une soumission detaillee et
complete avant une date detemlinee (modele aI'annexe B).
l Une fois les soumissions r~ues, elles sont analysees, afin de determiner des criteres de base
a prendre en compte avant d'y donner suite. Ainsi, apres I'analyse de chacune des
L sur place, si cela est possible.
propositions, celles qui se classent aux trois premiers rangs peuvent donner lieu aune visite
l Les organisateurs doivent communiquer avec Ie ou les hotels ou Ie centre des congres
potentiels et prendre les dispositions necessaires pour visiter I'emplacement, exanJiner les
installations et obtenir des renseignements additionnels qui pourraient avoir une incidence sur
L Ie processus de decision. On etablit alors une matrice, afin de comparer les emplacements et
de determiner Ie plus attrayant, efficace et rentable pour I'evenement.
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