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2. Mesures d'urgence
aux instructions suivantes, alin de s'assurer que les participants sachent comment evacuer les •

Outre ce qui precede, l'equipe chargee de la conference/du seminaire doit aussi se conformer
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lieux pour leur propre securite, en cas d'urgence.

a) Hotel! centre des congres •
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i. Les organisateurs doivent etre au courant des plans d'urgence du ou des
hOtels et du centre des congres.

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ii. Les presidents des comites doivent etre familiers avec les plans d'etage du
ou des hOtels et du centre des congres, et particulierement les sorties, alin
Les organisateurs doivent designer un autre emplacement II proximite du ou •
d'assurer la securite des participants II la conference/au seminaire.

iii.
des hOtels ou du Centre des congres, ou les presidents des comites doivent se •
reunir immediatement, advenant une crise majeure necessitant une attention
immediate.
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b) Droits d'inscription
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i. Le president, Inscription, ou Ie tresorier doivent immediatement recueillir
tous les montants en especes, les cheques et les effets de valeur, alin de les I
mettre en securite II l'exterieur de l'emplacement.

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3. Police d'assurance en cas d'annulation de l'evenement

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Une. police d'assurance en cas d'annulation de I'evenement • doit etre achetee, si possible, alin
de compenser les pertes de revenus decoulant de I'annulation, de I'interruption ou du report de
l'evenement, ou encore de l'irnpossibilite d'evacuer les lieux advenant des circonstances echappant au I
controle de l'association qui organise l'evenement, comme un tremblement de terre, des conditions
climatiques extremes, des injonctions judiciaires, greves, etc. La police d'assurance doit couvrir les
autres depenses qui seront necessaires pour planifier II nouveau ou reporter la conference/le seminaire, I
pendant une periode ne pouvant exceder soixante (60) jours. L'achat d'une police d'assurance doit etre
envisage surtout dans Ie cas des conferences irnportantes.
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