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Section 3 -- Emplacement de la conference/du seminaire
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1. Choix de I'emplacement
Le choix de l'emplacement doit etre effectue par I'association qui organise l'evenement. Cette tache
peut toutefois etre deleguee au comite organisateur, mais la decision finale demeure du ressort de
L l'association.
L Le choix d'un emplacement pratique et abordable est souvent Ie facteur Ie plus important de la
reussite d'une conferenceld'un seminaire. Lorsque l'on choisit un emplacement, il faut tenir compte
des elements suivants : accessibilite pour les participants vises, tenue recente de conferences Ii cet
L endroit, possibilites de visites guidees, etc.
Ii. 2. Dates de la conferenceldu seminaire
L L'association qui 9rganisme l'evenement decidera des dates de la conferenceldu seminaire, en tenant
compte des divers facteurs qui pourraient entrafuer une baisse de la participation, par exemple : autres
conferenceslseminaires visant Ie meme public, fetes religieuses ou traditionnelles, constitution de
L l'association, etc.
L 3. Processus de selection
l Dans Ie cas d'une conference importante, Ie choix de I'emplacement devrait commencer au moins
trois ans avant la date prevue de la conference/du seminaire. L'association qui organise l'evenement
ou encore Ie directeur de la conferenceldu seminaire a la responsabilite d'approuver l'emplacement
L et d'examiner les emplacements possibles pour des conferenceslseminaires futurs.
L'association qui organise l'evenement ou Ie directeur de la conferenceldu seminaire entame Ie
l processus de selection par la consultation de magazines recents sur les foires commerciales, ainsi que
de guides sur les instalJations hotelieres et les centres des congres, qui sont publies par des specialistes
du marche. Certains emplacements sont elimines d'office, en raison de leur eloignement. En outre, les
L directeurs des ventes des hotels et des centres de congres entrent frequemment en rapport avec les
associations ou les directeurs de conferencelseminaire, pour leur fournir des renseignements a jour
sur leurs installations et les dates disponibles. L'utilisation des installations universitaires, durant la
L saison d'inactivite, est une autre option qui peux s'averer etre tres economique.
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