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4. Specifications relatives al'emplacement
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Une liste d'inspection de I'emplacement doit etre dressee apres chaque visite (modele aI'annexe A).
Cette liste de verification permet de recueillir des donnees sur Ie ou les hotels, Ie centre des congres
et Ie bureau de tourisme. Elle comprend un aperyU des installations et d'autres renseignements. i
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a) Stands d'exposition
Les expositions permettent non seulement d'avoir acces aune mine de renseignements sur les I
nouvelles gammes de produits, mais elles constituent aussi une source additionnelle de
revenus pour I'association. II faut identifier les exposants possibles pour votre
conference/seminaire, au moins un an aI'avance, et accorder une attention particuliere aux I
exposants locaux.
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b) Installations
Dans la plupart des cas, les hotels des grands centres sont tout designes pour tenir une I
conference de petite ou de grande importance. Lorsqu'un grand nombre de participants est
regroupe aI'hotel ou se tient la conference ou aproximite de celui-ci ou du centre des
congres, on n'a pas aassurer leur transport. I
La taille et Ie nombre des salles de reunion constituent un facteur important au moment du
choix d'un emplacement. Les projections quantala participation ala conference/au seminaire I
fluctuent et font en sorte que des places doivent etre prevues pour un minimum de
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participants aux ateliers et aux repas.
Lorsque I'on choisit I'emplacement d'une conference/d'un seminaire, il est important de
determiner si les insta1lations peuvent aussi accueillir une foire commerciale (stands), lorsque I
tel est Ie souhait des organisateurs, et sont suffisamment polyvalentes recevoir tous les
participants attendus aux repas, aux seances plenieres, aI'allocution d'ouverture et aux autres
activites. I
Dautres elements doivent etre pris en compte au moment du choix de I'emplacement d'une
conference/d'un semioaire. II s'agit notamment de l'accessibilite par avion, par train et en taxi; I
des activites recreatives offertes; des services d'hebergement et d'inscription foumis par Ie
bureau local de tourisme; ainsi que des visites guidees offertes par les agences de voyage •
locales.
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