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e) Approbation de I'emplacement
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L'approbation finale de tout emplacement choisi pour une conference est du ressort de
I'association qui organise l'evenement, de concert avec Ie directeur de la conference/du
serninaire ou avec Ie cornite competent. Vne fois l'approbation obtenue, Ie directeur de la •
conference/du serninaire ou Ie cornite competent doit informer I'hOtel ou Ie centre des congres
choisi de la decision qui a ete prise (voir Ie modele al'annexe C). Tous les responsables des
autres emplacements qui ont ete envisages doivent aussi etre informes par ecrit, en vue de •
mettre fin atoute entente executoire et d'annuler les reservations provisoires effectuees dans
des installations (voir Ie modele a!'annexe D). j

f) Entente formelle
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Une entente ecrite formelle ou un contrat doit etre signe par l'association qui organise
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I'evenement et l'hOtel ou Ie centre des congres choisi, et faire etat des elements particuliers
figurant dans la proposition de l'hotel ainsi que des elements demandes par les organisateurs.

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