Page 23 - La Société canadienne d'histoire de l'Église catholique - Rapport 1961

PARTIE IV

CONSERVATION DES ARCHIVES

4.1 Consldérations générales

Les archives paroissiales détenues par la paroisse demandent à être conservées
avec soin. Cependant, on portera une attention spéciale aux documents essentiels,
aux documents historiques ou anciens, de même qu'aux documents confidentiels.
Selon les dispositions du droit'', tous ces documents sont gardés dans un lieu
sécuritaire, à l'abri des risques de la perte, du vol ou de la destruction. Cependant, si
la paroisse ne peut se prévaloir d'un lieu suffisamment sécuritaire elle peut, avec
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l'autorisation de l'ordinaire, envisager le dépbt de son fonds d'archives dans un autre
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lieu sécuritaire à l'extérieur (voir 1.6.2 et 1.6.3).
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4.2 Conditions de conservation
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dd Dans les conditions idéales, le local des archives sera propre, bien aéré, exempt
de vermine, protégé du froid, de la chaleur excessive ou de la fumée, loin du pouvoir
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électrique et des conduites d'eau ou de vapeur. Ce local sera verrouillé. La température
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idéale est d'environ 20" C et l'humidité relative de 50%. Si cela est possible, on peut y
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installer un système de contrôle de chaleur et d'humidité. On évitera d'exposer les
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archives a une forte lumière pendant de longues périodes de temps.
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On déplie les documents avant de les ranger dans les contenants. Lors du
' 44 traitement final, les documents sont rangés dans des contenants standardisés (boîtes
et chemises), sans résidu d'acide et sans lignine, qui sont placés sur des rayons
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' IY métalliques. On ne les placera jamais directement sur le plancher ou près des murs
ou les documents risquent d'ëtre endommagés par des conduites d'eau ou d'autres
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facteurs.
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On dépose à l'horizontale les documents de grande dimension, tels que les
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volumes, les cartes géographiques, les dessins d'architectes. Les coupures de
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journaux et certains imprimés doivent Gtre ranges à part puisque leur acidité peut
causer la détérioration hâtive des autres documents. Certains négatifs ou films à base
de nitrate doivent être isolés, car ils risquent de s'enflammer facilement.

Le matériel informatique (disquettes, cédéroms) exige un soin particulier,
vu sa fragilité. On peut le ranger dans des coffrets à cette fin, en identifiant bien
chaque pièce quant à l'information qu'elle contient et on en fait mention au dossier
auquel elle appartient.