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PARTIE IV

CONSERVATION DES ARCHIVES

4.1 Considérations générales

Les archives paroissiales détenues par la paroisse demandent à être conservées
avec soin. Cependant, on portera une attention spéciale aux documents essentiels,
aux documents historiques ou anciens, de même qu'aux documents confidentiels.
Selon les dispositions du droit", tous ces documents sont gardés dans un lieu
sécuritaire, à l'abri des risques de la perte, du vol ou de la destruction. Cependant, si
la paroisse ne peut se prévaloir d'un lieu suffisamment sécuritaire elle peut, avec
l'autorisation de l'Ordinaire, envisager le dépôt de son fonds d'archives dans un autre
lieu sécuritaire à l'extérieur (voir 1.6.2 et 1.6.3).

4.2 Conditions de conservation

Dans les conditions idéales, le local des archives sera propre , bien aéré, exempt
de vermine, protégé du froid , de la chaleur excessive ou de la fumée, loin du pouvoir
électrique et des conduites d'eau ou de vapeur. Ce local sera verrouillé. La tem pérature
idéale est d'environ 20° C et j'humidité relative de 50% . Si cela est possible , on peut y
installer un système de contrôle de chaleur et d'humidité. On évitera d'exposer les
archives à une forte lumière pendant de longues périodes de temps.

On déplie les documents avant de les ranger dans les contenants. Lors du
traitement final, les documents sont rangés dans des contenants standardisés (boîtes
et chemises), sans résidu d'acide et sans lignine, qui sont placés sur des rayons
métalliques. On ne les placera jamais directement sur le plancher ou près des murs
où les documents risquent d'être endommagés par des conduites d'eau ou d'autres
facteurs.

On dépose à l'horizontale les documents de grande dimension, tels que les
volumes, les cartes géographiques, les dessins d'architectes. Les coupures de
journaux et certains imprimés doivent être rangés à part puisque leur acidité peut
causer la détérioration hâtive des autres documents. Certa ins négatifs ou films à base
de nitrate doivent être isolés, car ils risquent de s'enflammer facilement.

Le matériel informatique (disquettes, cédéroms) exige un soin particulier,
vu sa fragilité. On peut le ranger dans des coffrets à cette fin , en identifiant bien
chaque pièce quant à l'information qu'elle contient et on en fait mention au dossier
auquel elle appartient.

Canon 535 § 4; Loi sur les fabriq ues, art. 25.