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La remarque «accès restreint JI indique qu'un document est confidentiel.
Un document est qualifié de confidentiel lorsqu'il a pour sujet une personne
physique, une information secrète, une question que la loi civile ou canonique
considère comme confidentielle, ou encore une affaire déclarée confidentielle par
la personne qui a produit le document ou qui l'a reçu. Ces documents demandent
une protection spéciale. Ils doivent donc être gardés sous clé ou dans un endroit
sécuritaire où l'accès est strictement contrôlé (voir 5.1.2).

2.3.5 Sommaire des codes du calendrier de conservation

CODE SIGNIFICATION

888 conservation du document iuscu'à dénouement
999 conservation du document jusqu'à remplacement par une nouvelle version
C conservation en totalité et en oermanence

0 destruction en totalité
T tri, en respectant les critères donnés en la colonne REMARaUES

2.4 Procédure d'application du calendrier de conservation

Afin d'en assurer la réussite, une seule personne doit être chargée de cette
procédure qui comprend trois grandes opérations: le déclassement des documents
devenus semi-actifs, le transfert de ces documents, le déclassement des documents
devenus inactifs.

2.4.1 Déclassement des documents devenus semi-actifs

1° Lorsqu'un dossier (ou un document) a terminé sa phase active (selon
le nombre d'années indiquées au calendrier de conservation), on le retire du
classeur ou de son lieu de rangement. On vérifie le contenu du dossier afin de
s'assurer qu'il contient uniquement des documents correspondant au titre ou au
sous-titre attribué. On élimine les copies inutiles (doubles), les brouillons et les
versions préliminaires . Puis on classe les documents à l'intérieur de chaque
dossier selon un ordre chronologique (du plus ancien document au plus récent)
puisque l'application de la règle du calendrier de conservation est déterminée en
fonction de la date du document le plus récent figurant au dossier.

2° Al'aide de l'index du calendrier de conservation, on cherche ensuite la
durée de conservation semi-active correspondant à chaque document. Dans
l'éventualité de documents non couverts par le calendrier, on consultera la
chancellerie diocésaine qui avisera sur leur disposition.