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LE CALENDRIER DE CONSERVATION

Comme il a été établi dans la premiére partie du présent guide (voir 1.3), les
archives d'une paroisse comprennent l'ensembledes documents produits ou reçus par
la paroisse pour ses fins administratives, financiéres, légales ou religieuses et qui
servent couramment ou occasionnellement dans l'administration des activités
paroissiales. La présente partie traite du calendrier de conservation pour les
documents actifs et semi-actifs .

2.1 Nature et utilité du Calendrier de conservation

Certains documents, en vertu de la législation ecclésiale ou civile," ou pour
d'autres motifs (historiques, culturels), doivent être conservés pour des périodes
déterminées ou en permanence, tandis que d'autres, lorsqu'ils auront terminé leur
phase de vie active et serni-active, pourront être détruits. Tous lestypes de documents
s'inscrivent dans le Calendrier de conservation qui est un outil de travail pratique
définissant les périodes de temps au-delà desquelles un document pourra être détruit
ou devra être conservé. Il indique également s'il faut conserver en tout ou en partie
certaines séries de documents en établissant, au besoin, des critéres selon lesquels
un tri sera effectué.

2.2 Les neuf catégories de documents inscrits au calendrier de conservation

En se référant au calendrier de conservation à l'annexe 1, on notera qu'il contient
tous les types de documents qu'on trouve généralement dans les paroisses. Ces
documents ont été regroupés en neuf catégories thématiques subdivisées en sous-
catégories. En outre, pour faciliter le repérage d'un document dans le calendrier, un
index alphabétique apparaît à la suite de celui-ci avec des numéros de renvoi qui
correspondent aux numéros de règles du calendrier. Ces neuf catégories sont les
suivantes:

1. ADMINISTRATION ET GESTION
II. RESSOURCES FINANCIÈRES
Ill. RESSOURCES MOBILIÈRES ET IMMOBILIÈRES
IV. RESSOURCES HUMAINES
V. RESSOURCES INFORMATIONNELLES
VI. RELATIONS INTERNES ET EXTERNES
VII. LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES/JUDICIAIRES
VIII. SACREMENTS, LITURGIE, CULTE
IX PASTOR.AI ~

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Voir, en annexe, lescanons 491. 535. 895. 1283. 1284 , de même que l'article 25 de la Loi sur les fa.briques.