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2.3 Description des éléments du calendrier de conservation

Le calendrier de conservation contient plusieurs informations:

2.3.1 Numéro de règle

Pour chaque type de document, dossier ou série de dossiers, un numéro
de régie est attribué (ex.: 1.1, 1.2, 1.2.1, etc.).

2.3.2 Description des documents en titres et sous-titres

Chaque type de document, dossier ou série de dossiers retenu y est inscrit
selon sa catégorie . Lorsque cela est nécessaire, cette inscription est suivie d'une
description plus détaillée des documents inscrits sous cette catégorie (ex.: 1.5.1
Membres (élections, nominations, etc.) .

2.3.3 Durée de conservation à chaque phase de vie d'un document

Pour chaque type de document, dossier ou série de dossiers, est indiquée
une durée de conservation en nombre d'années aux états actif et semi-actif, ainsi
qu'un mode de disposition à J'étatinactif. Les codes 888 et 999 sont utilisés à la
phase active seulement. Le code 888 indique qu'on garde le document jusqu'au
dénouement de la question; il est accompagné d'une explication en remarque. Le
code 999 signifie qu'on garde le document jusqu'à son remplacement par une
nouvelle version.

2.3.4 Disposition à l'état Inactif et « Remarques»

Le mode de disposition des documents à la phase inactive est indiqué par
les codes C (conservation) , 0 (destruction), ou T (tri). Sous la rubrique Remarques
apparaissent les explications suivantes: des indications pour orienter le tri des
documents, la mention de documents jugés essentiels au niveau administratif, des
restrictions concernant la consultation.

La remarque {( document essentiel » identifie les documents qui
établissent l'existence de la paroisse, qui sont indispensables à son bon
fonctionnement, ou qui assurent la permanence juridique de ses activités. En plus
d'être indiqués au calendrier, une liste en est fournie à l'annexe S. Pour en assurer
adéquatement la protection, on pourra conserver ces documents dans une
chambre forte ou un coffre de sécurité ou, avec l'autorisation de l'Ordinaire, à
l'extérieur si l'on ne dispose pas d'équipements adéquats. On pourra aussi
produire des copies de sécurité qui seront conservées sur place ou à l'extérieur.