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PARTIE 1

NOTIONS GÉNÉRALES

A compter du jour de l'érection canonique d'une paroisse, l'équipe pastorale, le
conseil de fabrique, le conseil de pastorale et les différents comités paroissiaux
produisent et reçoivent beaucoup de documents: décrets épiscopaux, réglements
internes, listes de membres, procès-verbaux, correspondance, rapports, feuillets
paroissiaux, factures, contrats, lettres de nomination, dossiers de mariage, pour n'en
nommer que quelques-uns. Une question s'impose tôt ou tard: que faire avec cette
masse documentaire sans cesse grandissante? Tout conserver ou détruire presque
tout? La vertu, on l'imagine, se tient entre ces deux extrêmes! Encore faut-il savoir
quoi, pourquoi et comment conserver.

Mais avant d'aborder ces questions, il importe d'établir quelques distinctions,
définitions et notions archivistiques communes àtous les organismes, en les appliquant
au cas précis de la paroisse, et de donner quelques orientations pour la relocalisation
d'archives de certaines paroisses qui vivent différentes formes de réaménagement
pastoral. C'est l'objet de cette premi ère partie du présent guide.

1.1 Archives, publications et documentation

L'organisation d'un systéme rationnel de classement et de gestion des documents
suppose une répartition préliminaire des documents en trois sections distinctes: les
archives, la bibliothèque, la documentation.

Les archives sont constituées de « l'ensemble des documents, quelle que soit leur
date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses
besoins ou l'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d'information
générale })3 . Il s'agit habituellement de documents uniques qui peuvent être de nature
trés variée: documents sur papier, cartes , plans, photographies, enregistrements
sonores, documents informatiques, etc.

La bibliothéque est constituée de publications: livres. périodiques, brochures, par
exemple. Ce sont des documents publiés en plusieurs exemplaires que les lois
canadiennes et québécoises obligent à déposer aux Bibliothéques nationales du
Canada et du Québec (dépôt légal). Si les paroisses produisent généralement peu de
documents de ce genre (la brochure-souvenir d'un anniversaire paroissial en est un
exemple), elles en conservent néanmoins une quantité appréciable comme: Bible ,
Mandements des évêques, Synode diocésain, revues de pastorale et de liturgie.

Loi sur les archives, Lois refondues du Québec, chap. A-21 .1, art. 2.