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L 4. Specifications de I'emplacement possible
l Le directeur de la conference/du seminaire est responsable de determiner et
d'evaluer deux villes ou plus dans la region appropriee designee. Le choix de
L l'emplacement doit etre fait apres une visite et un examen des documents de
planification de l'evenement et des documents du bureau de tourisme.
L'emplacement de la conference/du seminaire doit :
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a) etre desservi par des [ignes aeriennes economiques et facilement accessibles. La
t frequence des vols doit etre suffisante pour repondre aux besoins de la plupart des
participants. On doit aussi prevoir du transport acoilt raisonnable au niveau local;
L b) comprendre des locaux appropries pour accueillir des seances educatives, des
stands d'exposition, des reunions, des repas et des activites sociales. Le directeur
de la conference/du seminaire est charge de determiner les exigences relatives aux
L salles de reunion et ad'autres salles particulieres. Le president, Exposition,
contribuera adeterminer I'espace necessaire aceUe fin. Les installations de
I'hotel/du centre des congnls doivent repondre ades specifications minimales
a- determinees par Ie directeur de la conference/du seminaire;
c) comporter des charnbres appropriees aun coilt raisonnable, sur place, ou dans
L d'autres hOtels satisfaisants, aproximite raisonnable de I'hotel principal/du centre
des congres. Le nombre de chambres requis sera determine par Ie directeur de la
conference/du seminaire et Ie president de I'association, apartir de leur propre
L experience et de facteurs comme les conditions economiques et I'attrait de
I'aetivite. Les hOtels reserves pour la conference/le seminaire doivent etre en bon
L etat et bien situes compte tenu des activites sociales en soiree;
d) etre disponible pour Ie nombre de jours requis, pendant toute la periode de la
L conference/du seminaire. Les dates choisies ne doivent pas entrer en conflit avec
des fetes r~ligieuses ou nationales. Elles doivent comprendre du temps pour
I'installation des stands d'exposition, soit deux jours, ou un minimum d'une joumee,
L avant Ie debut de la conference/du seminaire.
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