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15. Conseils pratiques
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Sassurer que du cafe est disponible pour les membres du comite d'inscription, au moins une heure
avant l'ouverture du poste d'inscription.
inforrnatique devant etre utilise au poste d'inscription, selon Ie principe que Ie nom de la compagnie •
Entrer en rapport avec les foumisseurs locaux de materiel informatique pour I'emprunt de materiel

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sera affiche en evidence ace poste.
Prendre des dispositions pour aller chercher al'aeroport Ie plus grand nombre de conferenciers
possible; tenter de negocier avec une compagnie de location de voitures I'utilisation d'un vehicule a •
cette fin sans frais, en echange de publicite gratuite.

Produire les cartes d'entree aI'exposition pour les exposants, afin qu'ils puissent y imprimer leur •
propre nom/logo et les distribuer aleurs clients pour faire la promotion de l'evenement.

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Servir Ie cafe derriere l'aire d'exposition, afin que les participants ala conference/au seminaire soient
obliges de circuler entre les stands.
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Eviter Ie recours au transport en autobus vers les diverses seances, ainsi que la division des
participants en groupes ou tout evenement dependant des conditions meteorologiques, au moment
de la planification des activites sociales (p. ex., la soiree atheme).
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La participation de representants officiels ala ceremonie d'ouverture est fortement encouragee, et Ie
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cornite hOte devrait deployer tous les efforts necessaires pour lancer des invitations officielles, Ie plus
tot possible, au cours de l'annee precedant la conferencelle serninaire.

Les presentations officielles et les notes de remerciement pour les conferenciers devraient etre I
planifiees al'avance, sous la responsabilite du president, Programme.

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Sassurer de bien expliquer aux conferenciers ce que l'on attend d'eux.
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